英文書信的格式概述

英文書信的格式概述

1、信頭（Heading）
指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。
英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號(hào)碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名；然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時(shí)候。
日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97。

2、信內(nèi)地址（Inside Address）
在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫日期。
　
3、稱呼（Salutation）
是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國(guó)式），也可以用冒號(hào)（美國(guó)式）。
（1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。
（2）寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
（3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

4、正文（Body of the Letter）
位置在下面稱呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好?。?
正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。
但美國(guó)人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。

5、結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個(gè)詞開頭要大寫，句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象，結(jié)束語(yǔ)的寫法也不同。
（1）寫給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等；
（2）寫給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等；
（3）寫業(yè)務(wù)信函用Truely yours（Yours truely），F(xiàn)aithfully yours（Yours faithfully）等；
（4）對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。

6、簽名（Signature）
低于結(jié)束語(yǔ)一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結(jié)束語(yǔ)的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識(shí)別。職務(wù)、職稱可打在名字的下面。當(dāng)然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。

7、附言（Postscript）
一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長(zhǎng)話短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。
注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。

8、附件（Enclosure）
信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2 photos（內(nèi)附兩張照片）。如果福建附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫成Encl：或Encs。
我們有時(shí)可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。事由一般在公務(wù)信函中使用，也可以省略。